W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Jeśli wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka możliwości, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.

Najpierw należy ustalić, które informacje są aktualne, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań uzależniony jest od liczby użytkowników, rodzaju procesów oraz stopnia ich powiązania. Zupełnie inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi sprzedaży, a całkiem inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle powiązane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.

Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane poza kluczowym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze oznacza to błąd organizacyjny. Zdarza się, że jest to rozwiązanie stosowane od wielu lat ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w współzależności od potrzeb, natomiast każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. W szczególności łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszakże zmodyfikować dane wykorzystywane później przez magazyn, księgowość albo osoby przygotowujące zestawienia.

Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych obowiązków, dlatego szkolenie oparte tylko na ogólnym przedstawieniu sposobów systemu może nie odpowiadać prawdziwym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, niemniej jednak też mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może posiadać pominięcie określonego pola lub wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem wszelakiego poziomu doświadczenia. Jedni szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację skryptu, niemniej jednak także postanowienie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto ponadto uwzględnić sytuacje niesamowite, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy oryginalnych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.

Po uruchomieniu systemu pojawia się stopień obserwowania jego zastosowania w rzeczywistych warunkach. Testy wykonane uprzednio pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, ale nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w normalnym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji albo zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków a także codziennych wyborów osób korzystających z poszczególnych funkcji.

Sprawdź: comarch oprogramowanie księgowe.