Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w odpowiednim miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeżeli już któryś stopień zostanie wykreowany z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.

Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko przewóz, lecz także organizację pracy magazynu i wymianę informacji. W praktyce znaczenie ma wręcz sposób oznaczania produktów. Nieczytelne etykiety, różnorodne nazwy tych samych produktów w dokumentach albo brak aktualnych danych o zlokalizowania mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wówczas wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga zatem uwzględnienia najmniejszych elementów, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.

Nie każde przedsiębiorstwo utrzymuje swoje zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu produktów. W takim przypadku stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, ale może też obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki lub obsługę zwrotów. Przy ustalaniu takiego modelu ważne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. Jeżeli wiadomość o zmianie zamówienia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, niezbędne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać też odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie tylko typowy scenariusz.

Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w współzależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku zajmuje się wyłącznie transportem, w innym przejmuje także czynności magazynowe i powiązane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji wręcz dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać modyfikacji. W praktyce problemy na prawdę bardzo często pojawiają się wówczas, gdy kilka osób korzysta z różnorakich wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, w trakcie gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wówczas konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba więc brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie fizyczny wymianę towaru, niemniej jednak także to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.

Istotnym czynnikiem jest też zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie zawsze utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników albo zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić też w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane wcześniej zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień a także jak często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać konkretne etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego problemu jest transport albo praca magazynu.

Źródło: import z Chin.