W codziennej pracy związanej z dokumentowaniem sprzedaży liczy się nie tylko samo wystawienie faktury, niemniej jednak również sposób organizacji całego procesu. Przy większej liczbie transakcji ręczne przygotowywanie dokumentów może oznaczać konieczność wielokrotnego przepisywania tych samych danych, sprawdzania numeracji oraz pilnowania terminów płatności. Z tego powodu bardzo często wykorzystywany jest program do fakturowania online, który umożliwia przygotowywać dokumenty za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Takie rozwiązanie zmienia przede wszystkim sposób dostępu do danych. Dokumenty nie muszą być tworzone jedynie na jednym komputerze, a informacje potrzebne do wystawienia kolejnej faktury mogą być przechowywane w jednym miejscu. W praktyce znaczenie moraz sposobność szybkiego odszukania wcześniejszego dokumentu, poprawienia danych w zgodzie z aktualnymi zasadami czy ponownego wykorzystania informacji o kontrahencie.

Przy wyborze narzędzia warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda sam proces tworzenia dokumentu. Program do wystawiania faktur powinien uwzględniać podstawowe dane wymagane na fakturze i pozwalać ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Znacząca jest też obsługa numeracji, dat, stawek podatku a także danych sprzedawcy i nabywcy. W sytuacji przedsiębiorcy wystawiającego kilka dokumentów miesięcznie potrzeby mogą być inne niż w firmie, która obsługuje dzień w dzień sporo dystrybucji. Przy ogromnej liczbie faktur wręcz drobna niedogodność, na przykład konieczność każdorazowego wpisywania tych samych danych, zaczyna być zauważalnym obciążeniem. Dlatego przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić nie tylko listę dostępnych funkcji, niemniej jednak również liczbę czynności potrzebnych do przygotowania typowej faktury. Sam zakres możliwości nie przesądza jeszcze o wygodzie korzystania z kodu.

Inaczej może wyglądać praca osoby, która wystawia dokumenty sporadycznie, a całkiem inaczej przedsiębiorcy rozliczającego sporo transakcji w ciągu dnia. W drugim przypadku znaczenie może mieć w głównej mierze sposobność korzystania z zapisanych danych kontrahentów, historii dokumentów czy wyszukiwania faktur według określonych informacji. Program do wystawiania faktur on-line jest prócz tego rozwiązaniem zależnym od dostępu do internetu a także sposobu przechowywania danych przez dostawcę systemu, dlatego przed rozpoczęciem użytkowania warto zaznajomić się z zasadami dostępu do dokumentów i ich archiwizacji. Znaczenie mają także kwestie związane z uprawnieniami użytkowników, jeśli z jednego systemu korzysta zatemej niż jedna osoba. Przy zmianie sposobu pracy należy uwzględnić także przyzwyczajenia pracowników, obieg dokumentów a także sposób przekazywania informacji do księgowości. Samo przeniesienie faktur do środowiska internetowego nie rozwiązuje samoczynnie problemów organizacyjnych, jeżeli już pozostałe etapy obiegu dokumentów wciąż odbywają się w niespójny sposób.

Fakturowanie online może być częścią szerszego procesu porządkowania dokumentacji sprzedażowej. Warto wówczas spojrzeć na fakturę nie jako pojedynczy plik, lecz jako szczegół całego obiegu informacji: od momentu sprzedaży, przez wystawienie dokumentu, aż po jego przechowywanie i późniejsze wyszukanie. Przydatne jest ustalenie, kto odpowiada za wystawianie dokumentów, kto sprawdza prawidłowość danych i w jaki sposób przekazywane są informacje potrzebne do rozliczeń. Znaczenie mają także zmieniające się przepisy dotyczące fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego sposób pracy powinien być okresowo weryfikowany. Świetnie uporządkowany proces nie musi oznaczać złożonego systemu. W bardzo wielu przypadkach ważniejsze od liczby funkcji okazuje się dopasowanie narzędzia do rzeczywistej liczby dokumentów, rodzaju dystrybucji a także sposobu prowadzenia księgowości.

Więcej informacji w tym temacie: program do faktur integracja z comarch.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]