W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wtedy, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich sytuacjach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, natomiast sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.

Znaczenie ma przede wszystkim implementację jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, zupełnie inaczej firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze zupełnie inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem wyborów warto zatem określić, które czynności mają zostać zmodyfikowane, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu a także gdzie aktualnie powstają najczęstsze niedociągnięcia i opóźnienia.

Samo uruchomienie systemu nie znaczy jeszcze, że procesy w firmie zostaną samoczynnie uporządkowane. W praktyce dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przemian. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac konieczne jest ustalenie, które moduły i funkcje będą w rzeczywistości wykorzystywane. Istotne jest też sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy nieaktualne informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się też, że w trakcie analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choć nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przekształceń może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.

Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet właściwie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeśli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy planowaniu przeróbek warto uwzględnić czas potrzebny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować bieżące obowiązki. Nie zawsze także rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych obszarów, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym ważne są również integracje z innymi narzędziami, sposób podmiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.

Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają też kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich między innymi zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków a także sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej wnikliwie zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej oszacować, czy niezbędna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym wyjściem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko pracy technicznej, lecz także analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Zwłaszcza ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnych etapach obsługi. W takiej sytuacji dosłownie niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może posiadać wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.

Więcej: serwis sprzętu komputerowego łódź.